memahami : Key Themes - Key Factors - Criteria Respond

 

Memahami :

 

                          Key Themes - Key Factors - Criteria Respond           

                                               

Setiap organisasi yang di asses oleh IQAF Examiner menggunakan kriteria "Baldridge Excellence Framework", akan mendapatkan Dokumen  Feedback Report. Dokumen ini  terdiri dari tiga topik utama, yakni : Key Themes - Key Factors dan Criteria Respond.

Mudah-mudahan dengan penjelasan singkat dibawah ini, akan  dapat memberikan nuansa baru  bagi  pimpinan perusahaan / organisasi bahwa sebenarnya ada cara yang lebih  effisien dalam meningkatkan atau memperbaiki kinerja organisasi, yakni dengan menerapkan Baldridge Excellence Framework.

Sudah ribuan organisasi /perusahaan di Amerika Serikat  menjadi perusahaan yang berdaya saing tinggi  (visit www blogrige usa) dan puluhan Perusahaan di Indonesia yang mencapai level "Good Performance" bahkan beberapa perusahaan sudah mencapai level "Emerging Industri Leader" dengan mengimplementasikan Baldridge Excellence Framework Criteria ini .

 

1. Key Themes / Executive Summary, merupakan ringkasan hasil assesmen yang dilakukan team Examiner yang perlu diangkat kepermukaan dan menjadi perhatian utama para pimpinan perusahaan  karena berpengaruh besar terhadap keberlanjutan keberhasilan perusahaan kedepan. Key Themes disajikan oleh team examiner atas dasar  hasil assesment terhadap keseluruhan proses-proses yang ada di organisasi dan menemukan hal-hal yang menjadi  Kekuatan- Kekuatan Utama yang perlu dijadikan perhatian utama, karena  dalam Kekuatan- Kekuatan tersebut  juga ada tersirat ancaman- ancaman.Kekuatan-kekuatan dan ancaman- ancaman ini yang diexplore oleh team examiner dalam bentuk pernyataan- pernyataan yang dikenal sebagai Opportunities  for Improvement atau OFI-OFI didalam dokumen Feedback Report.

 

2.Key Factors, adalah faktor-faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan organisasi dalam operasional sehari-hari . Kegunaanya adalah untuk memudahkan manajemen dalam mengelola jalannya roda organisasi, karenanya, menemukan/ mengenali key factors yang ada di organisasi menjadi sangat fundamental dan penting.

Adapun cara,  untuk menemukan  Key Factor   adalah  dengan merujuk pada respon aplikan terhadap requirement/ persyaratan pada Organisasi Profile (OP) di Dokumen Aplikasi yang disusun oleh Aplikan.

(OP itu adalah gambaran singkat (snaps shot) organisasi anda, hal- hal penting yang berpengaruh pada bagaimana organisasi dioperasikan, dan  lingkungan kompetitif anda.  OP juga titik awal yang paling penting untuk self asesment dan untuk penulisan Dokumen Aplikasi (DA).

Dalam praktek awarding, key factors disusun  dalam lembaran kertas kerja. Key Factors ini dijadikan   bagian dari isi  Feedback Report Dokumen yang tentu dapat dijadikan  pegangan oleh Pimpinan perusahaan dalam mengefisiensikan kerja dalam menjalankan tugasnya.

Dalam praktek  assesmen,  key factors dijadikan salah satu pegangan atau alat oleh para Examiner sewaktu on desk dan site visit assemen yakni untuk menelusuri sendi-sendi  setiap porses-proses dan result organisas dalam  melakukan  klarifikasi dan verifikasi data dan informasi yang disajikan oleh aplikan dalam  Dokumen Aplikasi.

Dalam praktek operasi harian management, key factors yg tersusun  secara sistimatis adalah sebagai peta dan penunjuk jalan, sehingga  memudahkan para pimpinan dalam melaksanakan tugas nya dan akan terhindarkan dari kehilangan waktu dan  ketergantungan pihak  lain, terutama dalam situasi yang kritis, dimana waktu adalah uang (the more delay the more lost or damage will be  happend) maka dengan mengetahui key factors secara akurat maka terhindar dari hal-hal yang sepele atau seperti salah "alamat/topik",  "diagnosa" dll.

3. Creteria Respond, adalah uraian pernyataan atau komment tentang Strength dan OFI-OFI pada  ke 7 (tujuh) kategori,  yang disimpulkan oleh team examiner baik hasil dari ondesk dan   site visit assesment. Adapun pemberian score dilakukan merujuk pada scoring guideline yang telah dirumuskan dalam buku Baldridge Excellence Framework.  Adapun  pencapaian Level/Band dan score  aplikan adalah merupakan  konsekwensi  dari pada kualitas performance aplikan.

Isi dari ke 3 topik diatas haruslah didapatkan melaui proses Assesment. Assesment adalah memotret kinerja perusaaan melalui penilaian kualitas kesistiman (System and proses) dan kualitas hasil-hasil (results) dilihat dari sudut pandang Keselarasan (alignment) dan Keterpaduan (integration) melalui sintesa secara menyeluruh ( holistic ).  Dengan demikian  hasil assesment sangat komprehensif karena  menyentuh seluruh aspek aspek atau syaraf-syaraf organisasi .

Adapun Data dan Informasi berasal dari dua sumber yaitu Dokumen Aplikasi (DA) dan informasi hasil klarifikasi dan validasi pada saat side visit.

 

Assesment adalah, menilai kualitas Proses dan Result.

 1. Kualitas Proses dinilai berdasarkan dimensi Pendekatan, Penyebaran, Pembelajaran dan Integrasi mengelola organisasi dengan mempertimbangkan sbb :
  • Seberapa sistimatik pendekatan atau metode yang dibangun.
  • Seberapa besar pengaruh metode diperbaaiki agar tetap selaras dengan kebijakan dan operasional.
  • Seberapa kuat pendekatan yang diperbaiki terjadi sinerji di semua jajaran Departemen/Bagian dan personal sesuai kebutuhan organisasi

 

  2. Kualitas Hasil dinilai berdasarkan dimensi Level, Trend/Pencapaian , Comparation/Pembandingan dan Integrasi,  performansi yang dihasilkan sebagai dampak dari kualitas Proses yaitu :

  • Seberapa tinggi kecenderungan Hasil memenuhi misi organisasi.
  • Sebarapa unggul dibandingkan pesaing , benchmark yang relevan atau organisasi  yang sejenis.
  • Seberapa luas dan dalam indikator- indikator yang dilaporkan.

 

Mudah- mudahan tulisan ini akan membuka cakrawala para pembaca dalam memahami apa dan bagaimana Baldridge Excelllence Framework Criteria menuntun organisasi bekerja menjadi sistimatis terukur daneffisien.

jakarta maret 24- 2016 fts.   Sumber : Tumpal Siregar - Winartha .   di copy dari www.iqaf.org

 

 

IQA Foundation

logo-iqafIndonesia Quality Award (IQA) adalah bentuk penghargaan terhadap penilaian kinerja ekselen berbasiskan "Kriteria Baldrige". Kriteria ini yang dalam kegiatan IQA diberi istilah Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE)

Website: IndonesianQualityAward.com

 

Kontak

Sekretariat IQA Foundation
Jl. Radio IV. No.5, Keramat Pela, Kebayoran Baru
Jakarta Selatan - 12130
Tel: (6221) 7264135, 726 4280,