Profil Organisasi

Profil Organisasi adalah titik awal yang paling penting untuk self assessment dan penulisan dokumen aplikasi. Hal ini sangat penting dan kritikal dengan alasan sebagai berikut :

  • Membantu anda dalam mengidentifikasi kesenjangan informasi dan fokus pada persyaratan kinerja penting dan hasil.
  • Anda dapat menggunakannya untuk self assessment. Jika anda menemukan topik-topik judul yang konflik, sedikit atau tidak mendapatkan informasi, berdasarkan topik-topik tersebut anda dapat menyusun rencana tindakan.
  • Profil organisasi menetapkan konteks dari respon anda terhadap persyaratan-persyaratan pada Kategori 1 sampai dengan 7

P1. Pengantar : Profil Organisasi

Profil organisasi adalah gambaran singkat organisasi Anda, pengaruh-pengaruh utama tentang bagaimana anda menjalankan dan bagaimana anda mengatasi tantangan-tantangan.

Deskripsi organisasi: Apa saja karakteristik penting organisasi Anda?

Uraikan lingkungan operasi dan hubungan penting organisasi anda dengan pelanggan, pemasok, mitra dan para stakeholder.

Dalam respon anda, jawablah pertanyaan-pertanyaan :

a. Lingkungan organisasi

(1) Produk-produk yang ditawarkan. Apa saja produk utama yang anda tawarkan (lihat catatan di halaman berikut)?. Apa arti penting dari masing-masing produk tersebut terhadap keberhasilan organisasi anda? Mekanisme apa saja yang digunakan untuk menyampaikan produk tersebut?

(2) Visi dan Misi. Apa pernyataan TUJUAN, VISI, TATA NILAI dan MISI anda?. Apa saja kompetensi inti organisasi anda dan apa hubungannya dengan misi organisasi anda.?

(3) Profil TENAGA KERJA. Seperti apa profil TENAGA KERJA anda? Apa saja kelompok dan segmen TENAGA KERJA atau pegawai anda? Apa persyaratan pendidikan untuk kelompok dan segmen yang berbeda?. Apa saja elemen-elemen penting yang merekatkan tenaga kerja pada pencapaian Misi dan Visi organisasi anda? Apa keragaman TENAGA KERJA dan keragaman pekerjaan anda?. Apa serikat pekerja di organisasi anda? Apa saja persyaratan khusus kesehatan dan keselamatan di organisasi anda?

(4) Aset. Apa saja fasilitas, teknologi dan perangkat utama anda?

(5) Persyaratan Regulasi. Apa Lingkungan regulasi yang mengatur bagaimana anda beroperasi?. Apa saja ketentuan kesehatan dan keselamatan kerja yang diberlakukan; persyaratan akreditasi, sertifikasi, atau registrasi; standar industri; dan peraturan lingkungan, keuangan dan produk?

b. Tata-hubungan organisasi

(1) Struktur Organisasi. Seperti apa struktur organisasi dan sistem tata kelola organisasi anda?. Seperti apa hubungan pelaporan di antara dewan tata kelola (Dewan Direksi dan Dewan Komisaris), Pimpinan Senior, dan organisasi induk, sesuai keperluannya?

(2) Pelanggan dan Stakeholder. Seperti apa segmen pasar, kelompok pelanggan, dan kelompok stakeholders anda?. Apa saja persyaratan dan harapan mereka terhadap produk, layanan pendukung pelanggan dan operasi anda? Apa saja perbedaan persyaratan dan harapan tersebut di antara segmen pasar, kelompok pelanggan dan kelompok stakeholders?

(3) Pemasok dan Mitra. Apa saja jenis pemasok, mitra, dan kolaborator anda? Peran apa saja yang mereka mainkan dalam SISTEM KERJA, khususnya dalam hal produksi dan penyampaian produk dan layanan pendukung pelanggan anda? Peran apa yang mereka mainkan dalam peningkatan daya saing anda? Apa saja mekanisme utama anda untuk berkomunikasi dengan pemasok, mitra dan kolaborator tersebut anda? Bila ada, apa peran mereka dalam kontribusi dan implementasi INOVASI dalam organisasi anda? Apa saja persyaratan utama rantai suplai anda?

P2. Situasi Organisasi: Seperti apa situasi strategis organisasi Anda?

Uraikan lingkungan kompetitif organisasi anda, tantangan dan keunggulan (advantage) strategis, dan sistem perbaikan kinerja anda.

Dalam respons anda, jawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

a. Lingkungan Persaingan

(1) Posisi Persaingan. Seperti apa posisi persaingan anda?. Berapa besaran relatif dan pertumbuhan anda dalam industri atau pasar yang anda layani?. Berapa banyak dan seperti apa tipe pesaing anda?

(2) Perubahan Daya Saing. Apa perubahan pokok yang jika terjadi dapat mempengaruhi situasi persaingan anda, termasuk perubahan yang menciptakan peluang untuk berinovasi dan berkolaborasi menurut kesesuaiannya?

(3) Data Perbandingan. Apa sumber utama data perbandingan dan data persaingan yang tersedia dari dalam industri anda?. Apa sumber utama data perbandingan yang tersedia dari luar industri anda?. Jika ada, apa keterbatasan yang mempengaruhi kemampuan anda untuk mendapatkan atau menggunakan data tersebut?.

b. Konteks Strategis

Apa tantangan strategis dan keunggulan (advantage) strategis anda di bidang- bidang bisnis, operasi, tanggung jawab sosietal dan TENAGA KERJA?.

c. Sistem Perbaikan Kinerja

Apa saja elemen-elemen penting sistem peningkatan kinerja anda, termasuk proses-proses evaluasi dan perbaikan dari proyek - proyek dan proses-proses organisasional utama anda?.


Catatan

P  Respon anda terhadap pertanyaan- pertanyaan di Profil Organisasi sangatlah penting. Pertanyaan tersebut dibuat untuk memahami bagaimana organisasi anda harus dijalankan. Respon-respon anda terhadap pertanyaanpertanyaan lainnya dalam Kriteria Baldrige mempunyai keterkaitan dengan konteks yang anda uraikan dalam Profil Organisasi. Respon anda terhadap pertanyaanpertanyaan dalam Profil Organisasi memungkinkan anda untuk menjahit respon anda terhadap pertanyaanpertanyaan lain sesuai keunikan organisasi anda

P1a(1)  "Produk yang ditawarkan” dan “produk” adalah barangbarang dan jasa yang ditawarkan ke pasar. Mekanisme untuk penyampaian produk kepelanggan pengguna akhir mungkin langsung atau tidak langsung melalui dealer, distributor, kolaborator atau mitra penyalur. Untuk organisasi nirlaba, produk yang ditawarkan bisa berupa program, proyek atau jasa/ layanan.

P1a(2)  ”Kompetensi Inti” adalah bidang keahlian organisasi anda yang paling dikuasai. Kompetensi inti tersebut merupakan kemampuan yang secara strategis sangat penting yang merupakan titik sentral kekuatan untuk pemenuhan misi atau menyediakan kesempatan berpeluang di pasar atau lingkungan pelayanan. Kerap kali Kompetensi inti merupakan tantangan bagi pesaing atau pemasok dan mitra untuk ditiru. Kompetensi inti juga memberikan perlindungan dalam keunggulan bersaing.

P1a(3)  Kelompok dan segmen pegawai dapat didasarkan pada tipe ketenagakerjaan atau hubungan pelaporan kontrak, lokasi, alih tugas, lingkungan kerja, kebijakan famili – pertemanan, atau faktor lain. Organisasi yang mengandalkan tena- ga relawan harus termasuk ikut diper- timbangkan dalam keTENAGA KERJAannnya

P1a(5)  Standar industri bisa termasuk kode etik internasional dan pedoman kebijakan. Di dalam Kriteria kata industri merujuk pada sektor apa yang dikerjakan oleh organisasi anda. Untuk organisasi non profit, sektor ini bisa organisasi amal, asosiasi dan masyarakat profesional, keagamaan, pemerintahan, atau sub sektor dari kesemuanya. Tergantung dimana organisasi anda beroperasi, peraturan lingkungan hidup mungkin termasuk rumah hijau, gas emisi, regulasi karbon atau perdagangan dan efisiensi enersi.

P1b(1)  Untuk organisasi non profit, tata kelola dan laporan
pertanggung jawaban bisa memasukkan pertanggung
jawaban kepadapenyandang dana seperti pemberi
pinjaman atau yayasan

P1b(2)  Pelanggan termasuk pengguna dan calon potensial pengguna produk anda. Pada beberapa Organisasi nirlaba, pelanggan bisa anggota, pembayar pajak, warga, penerima, klien, dan mereka yang memperoleh manfaat. Segmen pasar bisa mengacu kepada para konstituen

P1b(2)  Kelompok Pelanggan bisa saja didasarkan pada kesamaan harapan, perilaku, preferensi atau profil. Didalam satu kelompok mungkin bisa terdapat segmen pelanggan yang didasarkan pada perbedaan dan kesamaan yang ada didalam kelompok tersebut. Pasar anda bisa dibagi dalam segmen pasar berdasarkan lini produk atau fitur, jalur distribusi, volume bisnis, geografi, atau faktor lainnya yang digunakan oleh organisasi untuk mendefinisikan karakteristik pasar terkait.

P1b(2)  Persyaratan Kelompok pelanggan dan segmen pasar dapat berupa pengiriman tepat waktu, tingkat kerusakan yang rendah, keselamatan, keamanan, potongan harga, pendayagunaan teknologi, cepat tanggap, pelayanan purna jual dan ragam bahasa pelayanan. Persyaratan kelompok stakeholder dapat termasuk perilaku tanggung jawab sosial dan pelayanan masyarakat. Untuk beberapa organisasi nirlaba, persyaratan bisa termasuk pengurangan biaya administrasi, layanan di rumah, respons yang cepat dalam keadaan darurat.

P1b(3)  Mekanisme komunikasi harus dua arah dan dalam bahasa yang dapat dimengerti, dan dapat dilakukan: secara pribadi/ tatap muka, melalui e-mail, Web-based, atau telepon. Untuk beberapa organisasi, mekanisme ini bisa berubah sesuai perubahan persyaratan pasar, pelanggan, atau stakeholder.

P2   “Advantage” adalah: suatu “keunggulan” karena memiliki suatu keadaan/ kondisi, yang dapat “memberi atau menciptakan suatu kesempatan untuk mendapatkan keuntungan”.

P2a  Seperti organisasi bisnis, Organisasi non profit seringkali berada dalam lingkungan yang sangat kompetitif; mereka seringkali harus bersaing dengan organisasi lain dan alternatif sumberdaya layanan yang sejenis untuk mengamankan sumberdaya financial, relawan, keanggotaan, untuk mendapat pandangan memadai komunitas dan mendapat perhatian media.

P2b  Tantangan dan keunggulan strategis bisa berkaitan dengan teknologi, produk, operasi, kemampuan induk organisasi, pelanggan, pasar, globalisasi, perubahan iklim, value chain dan manusia. Keunggulan strategis dapat termasuk pembeda seperti: Nilai Kepemimpinan, rancangan layanan, kedekatan geografis, aksesibilitas dan opsi jaminan & produk. Untuk beberapa organisasi nirlaba, pembeda bisa berupa hubungan pengaruh dengan pembuat keputusan, rasio biaya administrasi dengan kontribusi program, reputasi atas program atau penyampaian layanan, dan waktu tunggu layanan.

P2b  Pada kriteria ini, yang dimaksud dengan “bisnis” merujuk pada area/ kegiatan utama pada misi suatu organisasi, baik nirlaba atau aktivitas enterprise.

P2c  Sistem skoring Baldrige (halaman 28) menggunakan sistem perbaikan kinerja melalui pembelajaran dan integrasi sebagai suatu dimensi asesmen terhadap kematangan pendekatan dan implementasinya. Pertanyaan ini sangat erat dengan konteks perbaikan kinerja secara keseluruhan. Pendekatan yang anda gunakan harus ada hubungannya dengan kebutuhan organisasi anda. Pendekatan-pendekatan yang kompatibel dengan sistemsitem yang tersedia dalam kerangka Baldrige bisa saja termasuk implementasi Lean Enterprise System, aplikasi metodologi Six Sigma, menggunakan metoda Plan Do Check Action (PDCA), penggunaan Internasional  Standard Organisation (ISO, 9000, 14000), atau ilmu pengetahuan yang telah diputuskan atau tools perbaikan yang digunakan lainnya.

 

Kontak

Sekretariat IQA Foundation
Jl. Radio IV. No.5, Keramat Pela, Kebayoran Baru
Jakarta Selatan - 12130
Tel: (6221) 7264135, 726 4280,